7 Passos para você automatizar os processos da sua distribuidora | Polibras Software
7 Passos para você automatizar os processos da sua distribuidora

7 Passos para você automatizar os processos da sua distribuidora

As distribuidoras enfrentam um cenário de crescente competitividade que lhes impõem margens cada vez menores. Nesse contexto, a automação de processos se apresenta como uma solução para evitar perdas de receita e quedas nos resultados.

Ajustar cada etapa da operação, padronizar rotinas, estabelecer metas, treinar pessoal e analisar resultados fazem parte da solução. É a forma como essa automação de processos será implementada e gerida que irá determinar o grau do seu sucesso.

A seguir, listamos 7 etapas que podem ajudar você a ganhar produtividade e eficiência no projeto de automatização da sua distribuidora:

PASSO 1 – Mapeamento dos Processos

Tudo começa pelo mapeamento dos processos e subprocessos internos. Quem faz o quê? Onde estão os gargalos e improvisos? Todas as rotinas, desde a entrada do pedido até a entrega das mercadorias, devem ter seu fluxo desenhado para uma melhor visualização.

Nessa etapa é importante se perguntar, de forma crítica, qual o motivo e o objetivo de cada processo realizado. Muitas vezes, esse exercício possibilita a descoberta de duplicidade desnecessária de rotinas, conflitos de informação, subaproveitamento de pessoal entre outros problemas.

PASSO 2 –  Busca de Soluções

Após a identificação dos pontos problemáticos, a busca de soluções é fundamental para o sucesso da automação de processos. Por isso é tão importante refazer todos os passos do percurso operacional na ordem em que eles acontecem no dia a dia da empresa. Nesse passo, deve-se pensar em como tornar a operação mais eficiente.

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PASSO 3 – Plano de Ação

Uma vez entendidas e definidas que soluções devem ser implementadas, é preciso planejar a forma como elas serão colocadas em prática. Importante que essa etapa de ajustes e mudanças não comprometa o funcionamento da empresa.

Para isso, o ideal é criar um cronograma ordenando as etapas que serão implementadas primeiro. Recomenda-se designar um grupo de funcionários de diferentes setores para acompanhar esse processo, informando e orientando os colegas.

PASSO 4 – Foco no Cliente

Quando uma empresa parte para um programa de automação de processos tem que tomar cuidado para não perder o foco na satisfação do cliente. Todo o esforço para aumento de produtividade e redução de desperdícios deve estar alinhado com uma melhora na qualidade do atendimento.

PASSO 5 –  A Importância do Treinamento

Você pode usar o melhor software e contar com rotinas bem planejadas, mas se o seu pessoal não for bem treinado toda a sua automação de processos estará comprometida. Treinar a equipe, portanto, é fundamental para que os objetivos sejam atingidos. Cada funcionário precisa conhecer bem todo o processo e as rotinas específicas que lhes cabem.

Com a otimização dos processos, o potencial individual de cada um pode ser melhor aproveitado, de forma a motivar e engajar mais a equipe.

PASSO 6 – Documentação do conhecimento

Todas as rotinas implementadas e ajustadas devem ser descritas e detalhadamente documentadas. Isso é fundamental tanto para preservar o conhecimento já gerado dentro da empresa, como para referenciar os novos processos em andamento.

PASSO 7 –  Monitoramento Permanente

O mercado e as exigências dos clientes estão em constante mudança. E a automação de processos precisa acompanhar esse movimento. O que é um acerto hoje, amanhã pode se apresentar como ponto a ser ajustado. Por isso, é primordial que metas e os chamados indicadores de desempenho (KPIs) sejam acompanhados e reavaliados em um monitoramento permanente. Tudo isso automatizado e integrado com o sistema de gestão da empresa.

Dentro desse processo de monitoramento, faz-se necessária também a documentação dos resultados percebidos. Analisar e aprender com esses resultados possibilita uma gestão mais ágil e eficiente.

Por fim, com a automatização, você elimina ações desnecessárias e reordena as etapas dos processos internos da sua distribuidora, otimizando assim o fluxo de informações ao longo do desenvolvimento das atividades para seus colaboradores e que irão refletir de forma positiva na experiência do seu cliente.

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