Controle de tarefas: como melhorar a produtividade da equipe | Polibras Software
Controle de tarefas: como melhorar a produtividade da equipe

Controle de tarefas: como melhorar a produtividade da equipe

Ter uma equipe de funcionários com eficiência na produção é o sonho de qualquer gestor, mas isso envolve ter controle de produtividade. Não é apenas esperar que os resultados venham, é mensurar tarefas, colher dados, manter a comunicação, etc.

Traduzindo, é necessário que o gestor entenda seu papel como líder, se comprometendo com um acompanhamento regular do fluxo de produção. Indo mais além, é necessário ter uma cultura.

Prossiga com a leitura do artigo e veja como é possível melhorar o controle de produtividade da equipe de vendas!

O controle de produtividade de uma equipe

O gestor, ao lidar com o controle de produtividade, cuida de uma série de etapas na produção, mas não costuma lidar com o operacional diretamente. Seu papel aqui é delegar tarefas adequadamente e promover participação da equipe nelas.

Para isso, é necessário que ele tenha conhecimento de sua equipe para que possa exercer os dois sentimentos que envolvem a delegação de tarefas: confiança e distanciamento seguro.

No entanto, durante todo esse processo há uma avaliação por parte do gestor para entender se os papéis estão sendo efetivos. Assim, alguém pode não estar rendendo tanto em algo ou poderia render mais em outro papel.

Não é uma questão de feeling do gestor, mas de um estudo que ele faz sobre a produção. É dessa forma que ele possui controle de produtividade.

E aqui vão algumas dicas para melhorar esse processo!

Promova o controle de tempo

Criar um planejamento é mais do que propor as horas e esperar que sejam seguidas à risca: é necessário que você faça o controle delas. Dessa forma, é possível ajustar previsões e divisão do tempo corretamente.

É importante visualizar o andamento do fluxo de trabalho e se está tudo dentro do cronograma. Se houver algo fora do planejado, avalie o possível problema ou distração que afeta o controle de produtividade.

Centralize a comunicação

Uma comunicação desprendida ou feita por vários canais de comunicação costuma ser um fator de distração. A eficiência comunicativa parte da centralização, de forma que tarefas, imprevistos, alterações e envio de arquivos ocorram pelo mesmo canal.

Dessa forma, tudo se encontra em um mesmo local e há menos chance de perda de informação.

Metas e prazos

A relação entre metas e prazos pode ser um sonho para o controle de produtividade ou um pesadelo, caso seja mal estabelecida. Metas irreais podem ser um terror para concluir, assim como prazos inviáveis são para cumprir.

É necessário aqui duas coisas: uma lista de prioridade para as metas, elencando-as conforme nível de dificuldade e tempo, e metas por perfil.

Delegar metas por perfil da equipe é uma forma de entregar algo que realmente é possível de concluir. Mais uma vez: é necessário que você tenha conhecimento profundo sobre sua própria equipe.

Planejamento para imprevistos

Ninguém gosta de ficar “apagando incêndios” durante a produção – e, para evitar isso, é necessário a previsão de possíveis imprevistos. Atrasos quanto ao prazo? Problemas para prosseguir com o serviço? Outra eventualidade? Esteja pronto para isso.

E não só isso: ao elaborar o controle de tempo, sempre deixe um espaço livre para pausas (de 10 a 20 minutos). Assim, esse momento pode vir a ser usado para orientação de sua parte em um eventual problema, sem quebrar o cronograma.

Checklists

Melhor do que possuir controle de produtividade, é conseguir aprimorá-la. Estabelecer uma lista de tarefas conforme nível de prioridade, e acompanhá-las, é uma solução simples de se aplicar. Terminou uma tarefa? Só marcar na lista!

É importante que elabore um checklist cabível para sua equipe, de forma que ela possa realmente cumprir as tarefas e não apenas se sentir pressionada.

Automatizar todos esses processos

Bom, por que não pôr em prática todas essas dicas de uma única forma? O processo de automação facilita bastante o gerenciamento de uma equipe de vendas – e há uma grande variedade de ferramentas disponíveis para isso.

Assim, o controle de produtividade, que costuma ser uma tarefa complicada e extensa, fica mais simplificada. Tarefas e prazos ficam bem mais definidos, a equipe se sente melhor orientada e o gestor possui mais controle.

Desta forma, dispor de uma ferramenta de gestão é importante para saber como você irá melhorar a produtividade do seu time. Com ela, você vai automatizar sua operação e seus processos, gerando ganho de tempo, diminuindo seus custos e tornando a equipe mais hábil e produtiva.